E-İrsaliye, dijital ortamda hazırlanan ve mal hareketlerini gösteren bir elektronik belgedir. Eskiden kullanılan kağıt irsaliyelerle aynı işi yapar ama kağıt gerektirmeden dijital olarak iletilebilir. Bu sayede hem zamandan hem de maliyetten tasarruf sağlanır.
E-İrsaliye Sistemi Nasıl Çalışır?
E-İrsaliye sistemi, tüm iş akışını dijitalleştirerek mal teslimatını belgelemeyi dijitalleştirmektedir. İşletmeler, kağıt belgelerle uğraşmak yerine gerçek zamanlı olarak e-İrsaliye oluşturabilir, bu irsaliyeleri karşı tarafa gönderebilir ve kendi iş süreçleri açısından depolayabilir. Ürün açıklamaları, miktarlar, teslimat tarihleri ve alıcı ayrıntıları gibi temel bilgileri ayrıntılı olarak elektronik bir ortamda kaydedilmiş olur. Özellikle denetim süreçlerinde işletmelerin güvenilirliğini artıran bu sistem hataları en aza indirir. Öte yandan ticaret ortakları arasındaki iletişimi hızlandırarak iş verimliliğini olumlu yönden etkiler.
E-İrsaliye ve E- Arşiv Arasındaki Farklar
E-İrsaliye ve e-Arşiv arasında temel fark, işlevlerinde yatmaktadır. E-İrsaliye, bir malın fiziksel teslimatını belgeleyen dökümandır. Bu dökümanlar ürün teslimatında kullanılır. E-İrsaliye mal hareketlerinin kaydını tutar. Böylece oluşturulan belgeler anlık olarak ilgili taraflarla paylaşılabilir. Buna karşılık e-Arşiv ise fatura gibi belgelerin dijital ortamda saklanmasını sağlayan bir sistemdir. Belgelerin muhasebe ve vergi işlemlerinde kullanılmasına olanak tanır.
e-Arşiv Faturanın e-İrsaliye Olarak Kullanılır mı?
Her iki belge de tedarik zincirinde önemli işlevlere sahiptir. Ancak e-Arşiv ile e-Fatura’nın amaçları ve yasal gereklilikleri önemli ölçüde farklılık gösterir. e-Arşiv satış işleminin kanıtı olarak hizmet eder. Ürün açıklamaları, miktarlar, fiyatlar ve vergi oranları dahil olmak üzere işlem hakkında kapsamlı ayrıntılar içerir. Öte yandan, e-İrsaliye, malların fiziksel teslimatının kanıtı olarak işlev görür. Alıcının ürünleri kararlaştırıldığı şekilde aldığını teyit eder. Bazı işletmeler teslimat dokümantasyonu gereksinimlerini yerine getirmek için e-Arşiv faturasını kullanmaya çalışsa da, birçok yargı alanındaki düzenlemelerin e-Arşiv faturasını resmi bir e-İrsaliye yerine geçmediğini belirtmek gerekir.
E-İrsaliye Uygulamalarının İşletmeler Üzerindeki Etkisi
E-irsaliye sistemi, özellikle sık sevkiyat yapan işletmeler için büyük bir kolaylık sağlar. Kağıt belgelerle uğraşmak yerine, tüm süreç dijital ortamda hızlıca yönetilir. Belgeler birkaç saniye içinde hazırlanıp karşı tarafa gönderilebilir. Bu da zaman kaybını önleyerek olası karışıklıkları engeller. Ayrıca, elle veri girişi gerektirmediği için hata yapma olasılığı da büyük ölçüde azalır. Sonrasındaki süreçte istenilen bir belgeye birkaç tıklamayla ulaşmak, hem iş yükünü azaltır hem de günlük operasyonel işlere hız kazandırır.
Bunun yanı sıra e-irsaliye, maliyetlerde de ciddi azalmalar sağlar. Kağıt, baskı, toner ve fiziksel arşivleme gibi kalemlerde oluşan giderler büyük oranda ortadan kalkar. İşletmeler, dijital belge yönetimi sayesinde hem çevre dostu bir yaklaşım benimser hem de uzun vadeli maddi tasarruf elde eder. Elle yapılan ve zaman alan işlemlerin azalması çalışanların potansiyellerini iş geliştirme süreçlerinde daha verimli bir şekilde kullanabilecekleri alanlarda değerlendirmelerine olanak tanır. Kağıt belgelerin depolanması nedeniyle oluşan maliyetlerin ve iş yükünün ortadan kalkması iş süreçleri açısından olumlu etkilere sahiptir. Bu sayede firmalar hem maliyetlerini düşürür hem de pazardaki konumlarını daha sağlam temeller üzerine kurabilir.
